El Ministerio de Salud emitió el presente comunicado para aclarar las formalidades para presentar las certificaciones notariales, poderes y contratos que se utilizan en los trámites de registro y autorizaciones de productos de interés sanitario. La aclaración surge porque, en la práctica, los registradores han rechazado numerosos trámites basándose en criterios del Comunicado MS-DM-4164-2025, lo cual ha generado confusión incluso entre notarios y ha provocado atrasos significativos. Este documento busca unificar criterios, corregir interpretaciones y evitar nuevos rechazos, para lo cual establece la forma de presentar los documentos:
- Certificaciones notariales
Pueden emitirse en papel o formato digital, pero deben cumplir reglas estrictas según la normativa notarial.
- Certificaciones en papel
- Deben hacerse en papel de seguridad, con sello blanco y firma manuscrita.
- Deben incluir datos obligatorios: nombre y apellidos del notario, oficina, fecha y hora de la consulta, tipo de certificación y confirmación de que la copia es fiel al original.
- Ya no se exigen timbres fiscales en documentos emitidos después del 3 de diciembre de 2024 (Ley 10586).
- Para trámites digitales del Ministerio, la certificación en papel debe escanearse completa y llevar luego la firma digital del notario.
- Certificaciones digitales
- Deben elaborarse en los formatos oficiales, con firma digital certificada y sello de tiempo.
- Requieren constatar el original igual que en papel.
- Deben cumplir con el Código Notarial, la Ley de Firma Digital, los Lineamientos notariales y el Reglamento de documentos notariales electrónicos.
- Qué hacer según el tipo de documento
- Documento físico + certificación en papel
→ Certificación tradicional; luego se digitaliza para subirla al sistema. - Documento físico + certificación digital
→ Se escanea el documento, se convierte a PDF, se une con la certificación digital y el notario lo firma digitalmente indicando “copia digitalizada fiel y exacta”. - Documento digital + certificación digital
→ Todo debe mantenerse digital; no se imprime. - Documentos tomados de internet (pantallazos)
→ Se pueden certificar en papel o en digital.
→ El notario solo certifica lo que vio, no la veracidad del sitio.
→ Debe indicar dominio, fecha y hora de consulta y contenido del QR si lo hay.
- Poder de representación legal
Documento mediante el cual el titular del producto designa a un representante en Costa Rica.
Recomendaciones clave:
- Si el solicitante es persona jurídica, el poder debe emitirse a nombre de una persona jurídica y no individual.
- Si el poder proviene de una casa matriz y aplica a filiales o subsidiarias, debe incluir el listado de esas empresas y aclarar que el apoderado las representa.
- El poder debe incluir las facultades mínimas establecidas en el Comunicado MS-DRPIS-2033-2025.
- El formato de ese comunicado es solo una guía; no es obligatorio.
- Contrato de fabricación
Documento entre titular y fabricante que demuestra la relación de fabricación a terceros.
- No se exige cuando el titular y el fabricante son filiales o subsidiarias.
- En ese caso basta una carta de la casa matriz confirmando la relación corporativa.
- Si el poder emitido por la casa matriz ya incluye el listado de empresas vinculadas, ese poder puede servir como justificación para no presentar el contrato.
El Comunicado MS-DRPIRS-3069-2025 persigue indicar la manera correcta de emitir certificaciones y documentos legales, y reducir los rechazos derivados de interpretaciones erróneas. Asimismo, dicho comunicado incluye ejemplos de Certificaciones Notariales incorrectas para evitar errores comunes, como:
- Indicar que un documento físico digitalizado es una copia fiel de un documento digital original.
- Certificar una copia digitalizada como si proviniera directamente de una copia digital.